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깔끔한 책상정리로 생산성 높이기


우리는 깨어있는 시간의 대부분을 사무실 책상에서 보내는 경우가 많습니다. 하지만, 사무용품과 서류, 여러 가지 물건들로 가득 찬 책상에서 장시간 앉아 업무를 하다 보면 집중력이 떨어지고, 답답한 마음 때문에 업무 효율도 떨어지고, 무기력해지기도 합니다. 그럴 때는 시선이 분산되지 않고, 답답하지 않도록 내 업무 공간, 책상의 공간을 효율적으로 사용하는 것이 정말 중요합니다.

지금부터 업무 효율과 생산성을 끌어올릴 수 있는 책상정리방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.






1. 자주 사용하는 물건 근처에 두기
우리는 항상 정리를 한다고 하긴 했는데, 왜 책상은 금방 더러워질까요? 여러 이유가 있겠지만, 큰 이유 중 하나는 물건의 제 위치를 찾지 못해서 눈에 보이는 이곳 저곳에 하나 둘씩 놓다가 지저분해지는 경우가 많습니다. 책상에는 업무 중 많이 활용하는 노트, 필기구, 컵이나 매일매일 사용하는 물품들만 올리고 각자의 고정된 위치를 지정하여 항상 사용 후엔 다시 그 자리에 그대로 가져다 놓는다는 습관이 필요합니다. 그렇게 되면 필요할 때 빠르게 찾아 쓰고, 정리도 쉽게 할 수 있습니다.




2. 서랍을 효율적으로 활용하기
먼저, 내 서랍에 현재 어떤 물건들이 있는지 확인해볼 필요가 있습니다. 서랍에 있는 모든 짐들을 다 꺼낸 뒤, 자주 쓰는 물품부터 잘 쓰지 않는 물품까지 쭉 분류해보시길 바랍니다. 그리고 나서 사용빈도가 높은 펜이나 수정테이프, 메모지 등은 손이 잘 닿는 첫 번째 서랍에, 개인 용품들은 두 번째 서랍에, 마지막으로 자주 사용하진 않지만 보관이 필요한 서류나 짐들은 제일 깊은 세 번째 서랍에 보관하는 식으로 정리해둔다면 내 서랍에 어떤 물품들이 어디에 있는지 알기 쉬워 효율적으로 활용할 수 있습니다. 물론, 개인 용품이 너무 많다면 집으로 가져다 놓는게 좋겠죠?




3. 종이 서류 보관
인터넷이 발달하면서 오피스 환경에도 전자 결재시스템부터 메일, 메신저로 업무를 주고받는 시대가 되었지만, 그럼에도 아직까지 업무를 진행하다 보면 책상에 종이 서류가 수북하게 쌓이기 마련입니다. 그럴 때마다 분류 없이 종이를 꽂아두면 서류가 책상에 많은 공간비중을 차지할 수 있습니다. 또한, 이전 서류가 필요할 때마다 일일이 뒤져가면서 찾아야 하는 비효율적인 문제도 발생합니다.
따라서, 종이 서류들은 자주 사용하는 서류와 그렇지 않은 서류로 분류하고 자주 사용하는 서류들은 업무 특성이나 내용에 맞게 라벨링하여 폴더나 집게로 묶어 책상 위에 보관하는 것이 좋습니다. 반대로 자주 사용하진 않지만 보관이 필요한 서류들은 서랍 내에 보관하거나 공용 수납장에 보관해두면 훨씬 더 빠르게 서류들을 찾을 수 있습니다. 또한, 이미 처리가 완료된 서류나, 한 번 보고 버릴 출력물들은 사용 후에 바로 버리는 것이 좋습니다.




4. 온라인을 활용
보관은 해두었지만, 굳이 실물로 보관할 필요가 없는 서류나 자료들은 PDF파일 형태로 변환시켜 보관하거나 서류들을 스캔하여 이미지로 보관하는 것도 공간을 줄이는 방법이 됩니다.
또한 명함의 경우, 다양한 명함관리 어플리케이션을 통해 휴대폰으로 명함을 촬영하면 이름부터 주소, 직책 등의
정보를 자동으로 인식하고 기입해주기 때문에 분실우려와 공간 차지 없이 깔끔하게 보관할 수 있습니다.




5. 서브 아이템을 활용
책상 위를 깔끔하게 정리 가능한 아이템들을 활용하는 것도 좋은 방법이 될 수 있습니다.

모니터 받침대를 사용한다면, 모니터 높이를 높여주어 작업자의 피로도를 덜어줄 뿐만 아니라, 모니터 받침대 아래에 추가적인 수납공간이 마련되어 메모지나 필기구, 서류 등을 넣을 수 있어 실용적인 공간을 마련할 수 있습니다.

케이블 타이정리함을 사용하면, 외부에 지저분하게 나열된 선들을 한 곳에 모을 수 있어, 미관상으로도 깔끔하게 정리할 수 있고, 책상 청소 시 훨씬 더 간편하고 빠르게 청소할 수 있습니다.

개인 수납함휴지통을 발 밑이나 책상 옆에 비치해놓으면 따로 보관해야 할 물건들이나 가방 등의 짐을 넣어 보관할 수 있고, 업무 중간 중간에 나오는 잡다한 쓰레기들을 휴지통에 바로 버릴 수 있어 책상에 쌓아놓지 않고,바로 정리할 수 있습니다.




6. 버리는 습관 들이기
항상 정리의 시작은 버리는 것에서 시작됩니다. “있으면 언젠가 쓰겠지” 라는 생각보다는 지금 당장 나에게 필요한가, 오히려 짐이 되진 않는가를 판단해보고 과감하게 버리는 습관을 들여야 합니다. 실제 우리 책상 위에는 사용빈도가 높지 않지만 언젠가 쓸 수 있지 않을까?, 많으면 많을수록 좋지 않을까? 라는 이유로 무의미하게 보관하고 있는 아이템들이 많습니다. 이런 것들을 구분하고 바로 버릴 줄 알아야 책상이 필요 이상의 짐으로 채워지는 경우를 방지할 수 있습니다.




7. 데스크테리어 아이템 활용 
사무실 책상은 업무를 보는 곳이라 하는 일 또한 개인적인 일이 아니기 때문에 공간이 삭막할 수 있습니다.
‘데스크테리어’란 데스크(Desk)와 인테리어(Interior)의 합성어로, 사무실 책상을 꾸미는 것을 일컫는 용어로 다양한 아이템들을 활용한다면 딱딱한 공간에도 개성이 생길 수 있습니다.
내가 좋아하는 피규어나 작은 인형들을 올려 놓는다거나, 작은 화분이나 꽃, 디퓨져 등을 놓아둔다면 그것만으로도 하루의 활력을 얻을 수 있습니다. 또한 삭막한 사무실 공기를 촉촉하게 해줄 미니가습기나 선풍기 등의 미니 가전을 두고 사용하는 것도 좀 더 공간을 개운하게 만들 수 있는 방법입니다.
                                                                                                                                                   
스투기: 뛰어난 공기정화능력, 음이온을 방출, 전자파 차단
스킨답서스: 뛰어난 공기정화능력, 악취 제거
다육식물: 공기정화능력, 미세먼지 흡수, 전자파 차단
                                                                                                                                                   


오늘은 간단하지만, 업무효율을 높일 수 있는 책상 정리방법에 대해 소개해드렸습니다. 이렇게 하나하나 작은 것부터 정리하고 바꿔 나간다면 업무 환경이 개선되고 자연스럽게 업무 효율도 올라가, 생산적인 오피스 라이프를 만들 수 있습니다.

저희 한샘비츠는 여러분에게 더 넓은 공간과 편리한 수납, 효율적인 업무진행을 위한 다양한 워크스테이션 시리즈들을 선보이고 있습니다.
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